di Chiara Morandi in collaborazione con Raffaele Landolfi e Federica Cominelli
Cos’è una routine
La routine è definita come un “modo, ritmo di vita e di attività che si ripete giorno per giorno, sostanzialmente immutato, con senso di monotonia”. Nonostante questa definizione sia spesso associata, nell’immaginario comune, a qualcosa di noioso e ripetitivo, in realtà pianificare le proprie giornate, gestire il proprio tempo in maniera efficace e creare una routine sono componenti fondamentali per la buona riuscita nel proprio lavoro e per il mantenimento di livelli ottimali di benessere.
Scopriamo insieme come!
Come applicare una routine
Nell’applicazione di una routine risulta fondamentale il time management, ovvero la gestione del tempo. Due delle tecniche di time management più diffuse sono il metodo SMART (Latham e Locke) e la matrice di Eisenhower. Il metodo SMART si focalizza sugli obiettivi e sulle attività da svolgere per raggiungerli. Gli obiettivi vengono considerati efficaci quando sono specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e definiti nel tempo. La matrice di Eisenhower, invece, valuta urgenza e importanza delle attività suddividendole in quattro quadranti. La classificazione che ne deriva permette di affrontarle in base alla loro effettiva rilevanza. Le attività vengono suddivise come segue:
- Importante e urgente: sono quelle attività da portare a termine al più presto senza possibilità di delega.
- Importante ma non urgente: sono quelle attività importanti, ma che si possono rimandare e pianificare.
- Non importante ma urgente: sono quelle attività che sono importanti per gli altri, i quali spesso premono perché vengano svolte al più presto.
- Non importante e non urgente: tutte quelle attività superflue, che possono anche essere eliminate.
Un altro metodo utile da sfruttare nell’applicazione di una routine è la regola 80/20 formulata da Pareto. Il principio fondamentale alla base di questa regola è che il 20% del nostro tempo dedicato ad un’attività produce l’80% dei risultati che si intende raggiungere. Per implementare questa regola è necessario osservare attentamente come si utilizza il proprio tempo, determinare i propri obiettivi e identificare le principali attività a supporto di tali obiettivi. Dopo aver identificato i compiti necessari da svolgere, è necessario suddividerli in attività quotidiane, alle quali va poi assegnata la giusta priorità.
Indipendentemente dal metodo che scegliamo di seguire, per dare una struttura salda alla routine quotidiana è fondamentale definire in modo preciso gli orari di lavoro, in modo da assicurare il giusto equilibrio tra vita privata e lavorativa.
Esempi pratici di come applicare una routine quotidiana sono i seguenti:
- Eliminare le distrazioni. Con l’avvento degli smartphone è diventato sempre più facile lasciarsi distrarre da notifiche, telefonate, messaggi, ecc. che non fanno altro che ridurre la nostra produttività. Se l’attività che stiamo svolgendo richiede la nostra massima concentrazione, la cosa migliore da fare è allontanarsi da questi distrattori per poterla portare a termine in modo corretto e funzionale.
- Sfruttare i momenti di massima produttività. Prestare attenzione al proprio bioritmo giornaliero, identificando le fasce orarie in cui siamo più concentrati, è fondamentale per pianificare in maniera efficace i momenti nei quali dedicarci alle attività più importanti e portarle a termine in minor tempo.
- Non procrastinare. Rimandare attività non urgenti, ma pur sempre importanti, non fa altro che aggiungerle a tutte quelle attività future già caratterizzate da un elevato grado di urgenza, provocandoci così stress e ansia elevati.
Perché la routine migliora i risultati
In una giornata, 24 ore spesso non sono sufficienti per evadere tutti i nostri impegni; per questo motivo risulta fondamentale concentrare i nostri sforzi e la nostra attenzione verso specifiche direzioni. Pianificare le attività è indispensabile per gestire il nostro tempo al meglio, in modo da avere sempre la possibilità di dedicarci a ciò che è più importante ed evitare di incorrere in un’agenda giornaliera piena. Organizzare la propria giornata al meglio permette di ridurre i livelli di stress (prevenendo quindi anche l’insorgenza di burnout), migliorare i propri risultati e aiuta a fare scelte più consapevoli. Questo ha un impatto molto forte sul benessere personale e lavorativo.
Il bisogno delle aziende e di coloro che gestiscono progetti e team di approfondire temi legati all’organizzazione del lavoro, alla gestione del tempo e delle priorità ha fatto nascere l’opportunità di allenare queste soft skill in maniera specifica.
Per questo, l’area Development di PEOPLEwellBe ha studiato specifici corsi di formazione come PROJECT MANAGEMENT che permette di costruire un bagaglio di strumenti utili, nello specifico, ad aumentare la consapevolezza delle proprie risorse sviluppando la propria capacità di gestire il tempo, le priorità e l’organizzazione dei progetti, le riunioni e le modalità di delega al fine di gestire lo stress e la “crisi” data dalle scadenze stringenti e per avere un team attivo e performante.
